A importância da organização de eventos para a atividade de Relações Públicas.

Por Mateus Martins, estudande de Relações Públicas da UFRGS

Um pequeno manual da importância dos eventos nas RRPP.

Conceito de um evento
Evento é um acontecimento excepcional previamente planejado, que ocorre em determinado tempo e local e gera grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade, buscando a integração, a difusão e a sensibilização entre participantes para objetivos pretendidos. Estes devem ser colocados de forma clara e explícita, para que o público-alvo receba e assimile os temas abordados e as ações desenvolvidas durante os eventos. (por KUNSCH)

Comunicação Dirigida de um evento
Evento é uma ação de comunicação dirigida que, assim como as demais, funciona e gera resultados dentro de um planejamento estratégico e serve de aliado a outras ferramentas de comunicação.
Veículos de comunicação dirigida:
Escritos: manuais, correspondências, relatórios
Orais: telefone, radiocomunicação, alto-falante
Aproximativos: visitas, reuniões, serviços prestados à comunidade e eventos

O evento aproxima esses veículos, eleva o nível de entendimento e promove a colaboração mútua entre pessoas. O evento atinge em uma só oportunidade públicos específicos, com mensagens sendo divulgadas com maior eficiência e menor dispersão. (por KUNSCH)

A importância de um evento para as Organizações
Com o evento é possível chegar diretamente no publico alvo sem intermediários.
Ferramenta eficaz e direta na comunicação com o público-alvo.
Custo/benefício vantajoso.

O evento é um poderoso veículo por meio do qual as organizações podem chegar aos seus públicos de interesse e mostrar seus produtos e serviços, sem intermediários. Todo esse envolvimento é que tem provocado o incremento do número de eventos, pois é um dos meios mais práticos, diretos e econômicos para divulgação de informações dirigidas e sensibilização de públicos específicos. (por HAMAM)

Planejamento de um evento
Objetivos
Gerais e específicos, o que se pretende com o evento de forma ampla e especifica.

Públicos
A quem se destina.

Estratégias
Consiste naquilo que serve de atração para o públicos de interesse do evento.

Recursos
São todos os humanos, materiais e físicos que serão utilizados.

Implantação
É a descrição dos procedimentos, desde aprovação até seu término.

Fatores Condicionantes
São os fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado.

Acompanhamento e Controle
É a determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo de organização do evento.

Avaliação
É feita após o término do evento em forma de relatório para ser entregue a quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação de contas.

Orçamento Previsto
Deve ser feito detalhadamente. É dele que virão os recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocínio, apoio, permuta, deverá ser dividido em cotas para serem negociados com os interessados.

Operacionalização de um evento
Elaborado o planejamento (projeto) é importante pensar no Cronograma. Nesse cronograma envolve as diversas atividades e suas atribuições entre os membros da equipe. Nele estará envolvido todas as fases: Preparação (pré), execução (trans) e avaliação (pós). O antes o durante e o depois. (por CESCA)

Deve ser dada ênfase especial ao fator antecedência, onde o cronograma tem importância fundamental como ferramenta de avaliação e viabilidade de todas as tarefas e providencias para a concretização do evento. (por GIÁCOMO)